Já considerou o quanto é importante identificar as lacunas nos fluxos de trabalho e encontrar as oportunidades perdidas pelas equipes ao longo da rotina empresarial? Se não, está na hora de pensar a respeito e aderir a um novo conceito: o Mapeamento de Processos.

Ficou curioso? Então, você está no lugar certo. Continue a leitura para descobrir a importância desta prática dentro da sua corporação e como ela pode fazer toda a diferença na produtividade dos colaboradores. Entenda:

O que é o Mapeamento de Processos?

Em 1921, um engenheiro chamado Frank Bunker Gilbreth introduziu a ideia do Mapeamento de Processos na American Society of Mechanical Engineers (ASME).

O conceito, que utilizava fluxogramas para inovar, foi extensivamente ampliado e expandido entre as décadas de 1930 e 1940, recebendo a adição de símbolos para que o mapeamento de informações das companhias fosse ainda mais eficaz.

Esta metodologia deu tão certo que, ao longo do tempo, o Mapeamento de Processos se tornou uma poderosa técnica de negócios que usa desta prática para obter uma representação visual de uma atividade realizada por um colaborador, do início ao fim.

Dessa maneira, essa estratégia permite que cada etapa seja rastreada, identificando o que está sendo feito, por quem, onde, quando, como e, até mesmo, por quê.

Qual a importância desta prática?

O Mapeamento de Processos tem como meta realizar a descrição visual da rotina de trabalho, considerando o planejamento e intensificando o gerenciamento deste fluxo.

Seu objetivo é que as organizações e empresas melhorem a eficiência, uma vez que os mapas fornecem informações sobre os processos, ajudam as equipes a debaterem suas ideias para melhorá-las, aumentam a comunicação e fornecem toda uma documentação das etapas.

Logo, diante deste contexto, esta estratégia ajuda a:

– Identificar falhas, repetições e atrasos;
– Definir limites e responsabilidades;
– Apresentar medidas de eficácia para combater as vulnerabilidades;
– Tornar as empresas mais ágeis;
– Fornecer uma visão clara e abrangente das tarefas.

Não é à toa, aliás, que muitos executivos utilizam do mapeamento para obter informações mais detalhadas sobre todos os processos operacionais e utilizam estes dados para saber como cada um deles pode impactar nas metas da companhia.

Quais são os benefícios do mapeamento?

O Mapeamento de Processos traz uma série de vantagens à corporação, como um melhor entendimento do negócio, uma vez que seus processos e procedimentos estão bem descritos, o que permite sua revisão;

Além disso, ele destaca mudanças que devem ser feitas, auxiliando na tomada de decisões e facilitando no estabelecimento de um novo fluxo de trabalho que seja mais eficaz.

Isso agrega valor à cadeia produtiva, em especial porque esta metodologia cria modelos e práticas que, quando bem implementadas, podem fazer toda a diferença na rotina empresarial.

Levando isso em consideração, é possível conjecturar que, na contramão, as empresas que não se adequam a esta estratégia podem sofrer com a falta de controle, a não identificação de suas falhas, informações desatualizadas, dados que não passam qualquer segurança aos gestores e um monitoramento inexistente.

Ademais, por ter um fluxo de informações confuso e redundante, é impossível definir responsabilidades, o que pode causar desperdícios e altas perdas para o financeiro da organização.

Como implementar?

Quer implementar esta prática na sua equipe? Aqui estão algumas etapas básicas de Mapeamento de Processos de alto nível que você deve conhecer e executar, com o intuito de alcançar o sucesso. Seriam elas:

  • Etapa 1: Determine o processo que precisa ser mapeado do início ao fim, para evitar que se sobreponha ou se misture com outros.
  • Etapa 2: Reserve um tempo para percorrer a ideia e discutir com todos os participantes.
  • Etapa 3: Sequencie cada atividade, de acordo com a ordem como elas devem ocorrer.
  • Etapa 4: Use os símbolos do fluxograma para criar um mapa para a sua equipe.
  • Etapa 5: Verifique com os participantes se o mapa está correto e compreensível para ambos.
  • Etapa 6: Finalize, documente e compartilhe o mapa com todos.

Ainda assim, caso tudo isso pareça muito confuso e trabalhoso, adquira um software que possa auxiliá-lo. Este é o caso da Clieent, uma plataforma CRM totalmente focada em processos de pós-vendas e relacionamentos voltada para empresas B2B, de pequeno e médio porte, com time comercial de até dez pessoas.

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